AG 02 Décembre 2016

Compte rendu réunion du bureau du 02/12/2016

Présents : Stéphane Guézou, Stéphane Moulin, Yann Penvern, Alain Binoist, Jean-Michel Boniface, Laurent Hue, Thomas Vivier.

Absents excusés : Cédric Daubin

Points abordés :

  1. Rencontre de fournisseurs de vetements :

Nous devions rencontrer 2 fournisseurs de vêtements : sparsport (prospect) et Alexandre Bizet (fournisseur actuel). Spartsport ne sait pas présenté au RDV sans explication, ce qui met donc un terme à une éventuelle collaboration. Bizet sport est venu nous présenter l’évolution des tenues,ainsi que la palette de produit qu’il propose. Les membres du bureau ont sélectionné les pièces qui seront proposé au catalogue du club. (cf point N°7) Alexandre nous a également presenté une maquette à laquelle nous avons apporté quelques modifications de façon collégiale. Lorsque la maquette définitive sera validé, nous vous la presenterons. (semaine prochaine). Pas de grosse modification a prévoir.

  1. Retour sur le repas AG du 05/11/16 :

La soirée semble avoir été une réussite pour tout le monde malgré les quelques soucis des personnes non-prévus. Pour éviter que cela se reproduise, l’an prochain la date de réponse sera arrété 3 semaines avant le repas, et les responsables d’activité (Jean-Mi et Alain) vérifierons les « non-réponses ». De plus nous ne prendrons pas les invités de dernières minutes. Afin que les points essentiels (résultats financiers, rapport sur les grandes décisions de la vie du club…)soit abordés, et que la convivialité reste, nous reconduiront la méthode assemblée générale sérieuse un jour et assemblée générale « festive » lors d’un repas.

  1. Organisation du loto :

Thomas V fera les commandesde lots pendant les soldes, elles seront livrées en point relais, puis seront entreposé soit chez Alain Binoist ,Stephane Guezou ou Moulin. Jean-Michel et Stéphane recherche le matériel de jeu pour le loto(touilleuse et boule). Si l’un d’entre vous sait ou trouver cela, merci de ce mettre en contact avec eux)

Stéphane M. gère les course (liste à définir)

Laurent H : organisera la buvette et se charge de trouver l’équipe 

touilleur : Jean-Michel gestion du jeu : Thomas V

en salle : Sébastien R, Stephane M, Stephane G

  1. Galette 2017 : RDV 20H30 le vendredi 6 février

Merci a chacun de répondre sur le nombre de personne présentes lors de cette soirée.

Jean-Michel gère l’achat des liquides et Thomas les galettes.

 

  1. Avancement de l’organisation de St Maixme :

Afin d’assurer la sécurité des courses le bureau a voté à l‘unanimité le financement de la présence d’ambulance sur la course. Stéphane M se charge de les réserver. 

Signaleurs : Chaque membre est invité a réserver sa date et convier d’autres bénévoles pour la tenue de la course (signaleurs, buvette, engagements..)

suite à l’inventaire du matériel, nous regardons pour l’achat d’une nouvelle tente 3M*3M

Jean-Michel demande a Stéphane CoeurJoly le prêt du podium de l’AC VOVES pour cette course

Les Speakers : pour la course : Thomas V pour la remise des récompenses : Alain B

Besoin de Coupe : pas d’achat car du stock

Bouquets : Laurent H les réserves

lots achetés en janvier en solde : Thomas V

Ballot de paille : Thomas V

La commune nous a donné son autorisation pour la réalisation de la course, nous pouvons donc remettre dans les prochains jours le dossier administratif à la préfecture.

  1. Point sponsor :

Le garage du rond-point Citroën (Jean-Marc Naveaux) : nous aide a hauteur de 300€ et propose également son aide logistique (voiture, camion) si besoin. (Suivi par Thomas)

Auto-école Renaux Vigeon : nous aide a hauteur de 500€ et fournit les voitures pour encadrer les courses (suivi  par thomas)

Alain Binoist : nous aide a hauteur de 300€ minimum (en pus de son investissement  personnel au sein du club) (suivi par Alain himself)

Visionplus : nous aide a hauteur de 200€ minimum  (suivi par Laurent H)

MTS : pas vu a ce jour, a voir prochainement  (suivi par Cedric D et Nono)

Kya : ne nous aidera pas cette année (suivi par Cedric)

Seith France : pas de réponse actuellement (suivi par Cédric)

Nous sommes également en discussion avec d’autres sponsors mais qui seront plus présent pour nous aider sur de l’aide lors de nos manifestations ou pour l’achat de matériel ounourriture.

  1. Prise en charge du club pour les nouvelles tenues :

Les maillots vont être revus (mis a jour des sponsors, remplacement du vert par le jaune, création d’un maillot « Déjanté »), par conséquent le bureau a débattu de la participation du club sur les nouvelles tenues.

Il a été définit la règle suivante :

Le club fait un effort important sur la tenue « indispensable » (cuissard court, et maillot manche courte ou longue) afin de sortir un ensemble de trés bonne qualité -cuissard maillot manches courtes ou longues- à 30€. Le reste des autres pièces que nous avons sélectionnées est pris en charge a 30% par le club.

Une séance d’essayage va être organisée très rapidement où chaque membre sera convié. Un bon de commande du club vous sera remis avec la liste de l’ensemble des pièces commandables et le tarif qui vous sera facturé.

  1. Budget pour 2017.

Nous n’avons pas eu le temps de travailler sur le sujet, nous repartons sur les bases de ce qui c’est fait dans les années passées. L’objectif étant de maintenir le niveau de trésorerie existant à ce jour dans le club.

 

  1. Réception  du club VTT de Villemeux dimanche 15/01/17 :

Le 15 janvier, nos dejantés reçoivent le club de Villemeux pour une sortie local suivi d’un buffet. Chaque membre (cyclo compris) est vivement invité à participer a cette sortie convivial.

 

  1. Journée de préparation conviviale samedi 18/02/17 :

Le bureau c’est posé la question de l’organisation -ou non- de la journée convivialité.

Il a été soulevé la différence d’objectifde cette journée entre les déjantés qui attendent de cette journée beaucoup de convivialité, et les cyclos qui attendent de cette journée une phase de préparation pour les courses (avec convivialité malgré tout).

Afin de concilier les 2 points de vue - cette année- les cyclos feront une sortie légère le matin, et une grosse sortie l’après midi. (Jean-Michel gère les parcours) Pour Le midi, chacun apporte sa gamelle.

Les VTT feront qu’une sortie l’après-midi et le soir nous mangerons tous ensemble. Chacun apportera quelque chose afin de constituer un buffet convivial et partagé.

Biensûr, il s’agit d’un « concept »… les vétetistes peuvent avec plaisir participer a la sortie du matin et les cyclos a la sortie vtt si il le préfère.

 

La prochaine réunion de bureau aura lieu le Vendredi 10 février 2017

Les sujets abordés seront :

- Retour sur le déroulement du loto

- Préparation de la journée de préparation conviviale

- Dernier réglage de l’organisation de ST Maixme

- Choix de la date de l’AG et du repas de club

- Calendrier course route

- Points divers

Je vous invite à remonter vos commentaires ou questions aux membres du bureau.

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