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AG 10 Février 2017

Compte rendu réunion du bureau du 10/02/17

Présents : Stéphane Guézou, , Stéphane Moulin, Yann Penvern, Jean-Michel Boniface,  Thomas Vivier.

Absents excusés : Laurent Hue, Cédric Daubin, Alain Binoist.

Points abordés :

- Déménagement du président : j’ai évoqué mon déménagement sur Chartres et ai proposé à l’équipe du bureau  de continuer malgré les quelques km supplémentaires qui ne devrait pas changer grand-chose étant épaulé par une équipe motivée.

L’ensemble des présents à valider cette organisation, la situation concernant l’organisation de la section reste donc en l’état.

- Retour sur le déroulement du loto

=> La soirée du lot a été une réussite voici les résultats :

Nous avons reçu 210  joueurs.

La buvette a fait un chiffre d'affaire d'affaire de 357,5€

La vente de carton un chiffre d'affaire de 3204,30€

Soit un chiffre d'affaire total de 3561,8€

Côté dépense, les lots ont coûté 1439,46€ (achats pendant les soldes)

Les diverses courses 361,95€

Soit un total dépensé de 1801,41€

Le bénéfice de la soirée est donc de 1760,39€.

=> Les points à améliorer sont :

Avoir une liste des lots conforme a internet et affiche => caler en décembre la liste de lot à afficher (Yann / Thomas)

Reconduire l’affichage des lots dans la salle.

Organiser une tombola : beaucoup de joueur ont demandé une tombola, l’idée est intéressante et à creuser, chacun peut apporter ces idées (nombre de lots, type de tirage ….)

Des joueurs ont signalés que les sandwichs étaient cher pour ce que l’on fournissait (3 sandwich par baguette) => revoir tarif

Ne pas oublier un vrai lot de consolation consécutif au tirage au sort entre vainqueur.

Eléments techniques à retenir :

6 tables de 40 personnes, 1 tables de 30, 2 tables dans le fond, 1 sur le coté : écartement des tables 1,20M. Prévoir 8*15M de nappes

Matériel nécessaire a demander à la mairie : 300 chaises, 27 plateaux 3,8M, 8 plateaux 2,3M, 100 treteaux .

Faire 3 sandwichs par baguette

- Préparation de la journée de préparation conviviale 18/02/17

RDV 9h maison AST pour une sortie route (50 a 60km) ou sortie vtt locale (40 km)

Pour le Repas du midi chacun apportesa gamelle

Après-mididépart 13H15, route (70 a 80 km), vtt si envie

Repas du soir chacun amèneson repas, les compagnes et familles sont invitées

Pour la boisson, le nécessaire sera fournie par le club (alcool et non alcoolisé)

Pour les courses communes Stéphane Moulin gère : Pain, assiette, chips (apéro), nappe.

- Dernier réglage de l’organisation de ST Maixme :

- Besoin en ballot paille : Stéphane Guézou se renseigne pour en obtenir (voir Alain B)

- Responsable des signaleurs :Alain Binoist (liste fournit par Thomas V, point fait ensemble avant la course)

- Type de Podium : voves nous prête le sien, ils le montreront et installerons la tablette pour film de l’arrivée (test à effectuer lors de la journée de cohésion)

- Tente : Stéphane M et G vérifient l’état des tentes en stock. La tente Crocfrais devrait être livrée pour la course

- Buvette : bière, coca, orangina. Utilisation du stock largement suffisant. Pas de vente de sandwich ou gateau. Présence Colette crêpe pour vente de crêpe (essai).

- Engagement : Magali, Lise, une autre personne

Prévoir le nettoyage de la route le Samedi

Planning :

Coursier RDV à 9h30 pour Préparation , flechage, installation …

Signaleur rdv a 12H45 pour briefing et mise en place

- Vin d’honneur : mousseux à racheter en fonction du stock après journée de cohésion, chips.

- Trophée bouquet : coupe prendre sur stock, bouquet voir Nicolas pour fleurs, lots Thomas commande des pneus …autres.

- Choix de la date de l’AG et du repas de club

Le repas est fixé au 4 novembre : Alain B se renseigne pour la salle de Saint Maixme,  JMB réserve à St Arnoult au cas ou St Maixme ne serait pas dispo.

Nous ferons l’AG (vote du bureau) avant le repas (sketch)

- Calendrier course route : JMB et Stephane G font le calendrier du club avec les courses du 28 et 5 courses du 27.

Les engagements à la blé d’or sont prix en charge par le club pour ceux qui ont une licence course. Signifier votre présence à JMB.

- Participation du club au monts d’arrée les 9 et 10 septembre : le club s’expatriera en Bretagne pour participer à cette rando sur les parcours de 100, 80 et 70 km. Le club prend en charge tous les engagements et le logement à hauteur de 500€. Alain et Yann se chargent de communiquer le montant restant dû a chacun.

- 24h de normandie les 20 et 21 Mai : Le club financera l’engagement de 2 équipes .  On compte sur eux pour faire l’animation sportive et conviviale.

- Participation rando Cancale le 1er mai : Les vététistes vont représenter les couleurs du club du côté de Cancale le 1 er Mai. Le club ne financera que les engagements.

- Banderolles : Une Commande de 2 banderolles club 3M et 2 banderolles 3M pour la rando VTT. Montant 150€ max

- Points divers (partenaires, projet cyclosportive route..)

Partenaires

Nous avons 2 nouveaux partenaires :

CROCFRAIS 2700€ (financement d’une tente pliable + 300€ pour présence sur maillot)

Badets : 150€ financement de la rando

D’autres partenaires ont donné leur accord de principe SEITH, Dalkia, Fermetures Ventoises.

Trombinoscope :

Yann et Laurent vont réaliser pour le site un trombinoscope avec palmares matériel et photo. Merci de leur faciliter la tache en leur fournissant ce dont ils ont besoin comme info ou éléments.

Financement des engagements route : Afin de faciliter les démarches de paiement des engagements, nous allons demander une procuration de signature des chèques pour JMB. Il se chargera de tous les réglements  des engagements sous réserve que vous lui communiquez votre inscription 6j avant la course (lundi soir 23H59 pour course du Dimanche)  

Projet cyclosportive route : JMB et Laurent H vont réflechir avec les coursiers a une participation à une cyclosportive route en 2018 (Bernard Hinault, autre…) vos idées sont les bienvenues

La prochaine réunion de bureau aura lieu le Vendredi 7 avril 2017 à 20H (maison AST)

Les sujets abordés seront :

- Retour sur le déroulement de la course de ST Maixme

- Point fonctionnement suite aux premières Courses / Rando

- Point préparation de la rando VTT

- Points divers (partenaires, autres…)

Je vous invite à remonter vos commentaires ou questions aux membres du bureau.

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