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AG 21 Octobre 2016

Compte rendu réunion du bureau du 21/10/2016

Présents : Stéphane Guézou, Stéphane Moulin, Cédric Daubin, Yann Penvern, Alain Binoist, Jean-Michel Boniface, Laurent Hue, Thomas Vivier.

Points abordés :

  1. Assemblée général des clubs du 25/11/2016:

Cette réunion qui balaiera la saison route 2016 et les orientations de 2017 aura lieu à Chateauneuf. Nous serons représentés par Laurent Hue et Stéphane Guézou.

  1. Calendrier 2017 :

Merci d’en prendre connaissance et de réserver vos dates !!!

Galette des rois du club : le 06/01/2017 a 20h à la maison de l’AST

Loto :samedi 04 février 2017 salles des fetes de chateauneuf (Thomas commandera les lots, stockage chez Alain)

Course ST Maixme : Le 26 mars 2016 (dossier administratif lancé des aujourd’hui)

Rando VTT : le 8/10/2017 départ maison de l’AST .

  1. Repas club du 5/11/2017 :

Le repas aura lieu à la salle des fêtes de Châteauneuf, 35 personnes sont prévues.Jean-Michel organise le repas et les courses.Théo s’occupe de la sono. Les membres du bureau installeront la salle le samedi matin à 10h.

  1. Retour sur annulation de la rando :

La transition de présidence, les changements de personnes à la préfecture, les inconnus liés à l’apprentissage de la nouvelle équipe en matière administrative, et des incompréhensions ont entrainé la transmission tardive du dossier administratif.Cette annulation doit nous servir de leçon pour les prochaines rando etnous alerter également sur le fait que l’organisation d’une rando d’une ambition de 500 participants ne peut pas être géré uniquement dans le dernier mois. Un maximum de choses doivent être anticipées dès que possible (de plus mois de septembre est un moischargé pour tout le monde : licence, rentrée..) Dossier administratif, organisation des animation… Yann travaille a la réalisation d’un calendrier pour suivre le bon avancement du déroulement de l’organisation afin que l’essentiel soit calé avant les vacances d’aout. Prochaines rando 8/10/2016

  1. Gestion des engagements :

Les règles de financement d’engagements ont été clarifiées.
Pour la route : Jean-Michel va définir le calendrier des courses du club (course du 28 + certaines du 27), ces courses seront financéespar le club dès lors que l’engagement lui sera transmis avant le lundi soir pour les courses du dimanche. Les autre courses ne seront pas financées. Thomas ou Jean-Michel règlera les engagements

Pour le VTT : Le club finance toutes les randos du 28. En dehors du 28, la rando à laquelle participe le club est financée (choix fait par Yann et Alain), les engagementssur d’autres rando ne sont pas financés. Yann paiera par chèque directement au club organisateur les engagements

Dans le cadre d’organisations exceptionnelles (monts d’arrées, forestière, autres) ,les participations du club seront décidées au cas par cas lors de réunion du bureau.

  1. Point sur les sponsors :

Cédric est en négociation avec un sponsor important qui deviendrait le sponsor principal de la section. Il a RDV le mardi 25/11/2016 pour obtenir la confirmation.

Seith France va renouveller son partenariat. (4000€)

Pascal renaux Auto-école renouvelle son partenariat (500€)

Alain Binoist renouvelle son partenariat (300€)

Laurent va contacter Vision plus, Cedric va contacter MTS et M.Naveau.

Yann a mobilisé les partenaires suivants pour une aide ponctuelle sur la rando vtt(BATEDS, fermeture ventoise, pum plastique, dalkia eure et loir)

A la suite de ces consultations, nousactualiserons le maillot afin d’obtenir un maillot à jour (pour au moins 2ans) pour le début d’année 2017.

  1. Inventaire matériel :

Les 2 Stéphanes et Alain vont réaliser un inventaire du matériel du club afin de définir les besoins éventuels

  1. Règlement des engagements dus lors de la période de transition:

Pour ceux qui auraient des engagements dus pour les courses effectuées entre le départ de Bruno et ce jour, merci de me faire parvenir la liste et les montants.

A noter, que pour l’avenir, il faut demander systématiquement un reçu lors de l’engagement si exceptionnellementce n’est pas le club qui fait le cheque .

La prochaine réunion du bureau aura lieu le 02 décembre 2016,

les points abordés seront :

organisation du loto,

avancement de l’organisation de st maixme,

définir la prise en charge du club pour les vêtements

valider un budget pour 2017.

Je vous invite à remonter vos commentaires ou questions aux membres du bureau.

PS : Les chèques de vos licences seront déposésmi-novembre.

semble des membres du club de l’AST CYCLO .

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